In vielen Konzernen gehört der gruppenübergreifende Austausch von Beschäftigtendaten zum Alltag – sei es für eine zentrale Personalverwaltung, gemeinsame IT-Systeme oder das Talentmanagement. Doch aus datenschutzrechtlicher Sicht existiert im europäischen Recht kein sogenanntes „Konzernprivileg“. Das bedeutet: Jedes einzelne Konzernunternehmen gilt als eigenständiger Verantwortlicher, und jeder Datenfluss zwischen ihnen muss die strengen Hürden der DSGVO und des BDSG nehmen.

Die bloße Zugehörigkeit zu derselben Unternehmensgruppe reicht als Rechtfertigung für die Datenweitergabe nicht aus. Für den Austausch von Mitarbeiterdaten müssen klare Rechtsgrundlagen wie berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder spezifische Betriebsvereinbarungen herangezogen werden. Besonders bei der Nutzung zentraler HR-Plattformen in Drittländern (wie den USA) verschärfen sich die Risiken drastisch, da hier zusätzlich die Anforderungen an internationale Datentransfers erfüllt sein müssen.

Unternehmen, die Mitarbeiterdaten ohne die notwendige rechtliche Absicherung oder ohne den Abschluss von Verträgen zur Auftragsverarbeitung innerhalb der Gruppe teilen, riskieren schwerwiegende Compliance-Verstöße. Die Einführung von konzernweiten Datenschutzrichtlinien (Binding Corporate Rules) oder sorgfältig geprüften Standardvertragsklauseln ist daher für ein rechtssicheres Datenmanagement unerlässlich.

Näheres können Sie den verlinkten Bericht entnehmen:
https://www.dr-datenschutz.de/beschaeftigtendaten-im-konzern-rechtliche-anforderungen/

Unsere Empfehlung

Prüfen Sie die Datenströme von Beschäftigtendaten innerhalb Ihrer Unternehmensgruppe. Schließen Sie notwendige Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) oder Auftragsverarbeitung ab und stellen Sie sicher, dass zentrale HR-Systeme die Zugriffsrechte strikt nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben.

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