Informationspflichten beim KI Einsatz stehen für Arbeitgeber aktuell im Zentrum der datenschutzrechtlichen Compliance und verlangen eine präzise Umsetzung im betrieblichen Alltag. Der zunehmende Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz (KI) im Personalwesen – sei es bei der automatisierten Vorauswahl von Bewerbern, der Leistungsanalyse von Beschäftigten oder der Optimierung von Schichtplänen – bringt erhebliche rechtliche Anforderungen mit sich. Unternehmen dürfen moderne KI-Tools keineswegs im Verborgenen nutzen, sondern müssen ihre Mitarbeiter sowie Bewerber transparent, umfassend und leicht verständlich über die Funktionsweise und den genauen Zweck dieser Algorithmen informieren.
Die rechtliche Grundlage für diese Transparenzpflichten ergibt sich primär aus den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sobald personenbezogene Daten von Beschäftigten durch eine KI verarbeitet werden, muss der Arbeitgeber klare Auskunft darüber erteilen, welche Datenkategorien erfasst, wie diese analysiert und an welche Stellen sie gegebenenfalls weitergeleitet werden. Besondere Brisanz erlangt das Thema, wenn KI-Systeme für automatisierte Einzelentscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO eingesetzt werden. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die involvierte Logik sowie die angestrebten Auswirkungen und die Tragweite einer solchen Verarbeitung für die betroffenen Personen verständlich darzulegen.
Über die Vorgaben der DSGVO hinaus verschärft der neue europäische AI Act (KI-Verordnung) die Informationspflichten für Unternehmen drastisch. KI-Systeme, die im HR-Bereich und beim Zugang zur Beschäftigung eingesetzt werden, gelten nach den Regelungen der EU-Verordnung grundsätzlich als Hochrisiko-KI-Systeme. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber vor der ersten Inbetriebnahme eines solchen Systems nicht nur eine umfassende Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen müssen, sondern auch die Belegschaft sowie die zuständigen Arbeitnehmervertretungen wie den Betriebsrat explizit informieren müssen. Arbeitnehmer haben das Recht zu erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren oder von dessen Entscheidungsgrundlagen betroffen sind.
Die Missachtung dieser Informations- und Transparenzpflichten birgt für Arbeitgeber immense juristische und finanzielle Risiken. Bei unzureichender Information drohen nicht nur empfindliche Bußgelder der Datenschutzbehörden nach der DSGVO und dem AI Act, sondern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen. Unvollständig informierte Mitarbeiter können Gegenmaßnahmen ergreifen, und Entscheidungen, die auf undurchsichtigen KI-Prozessen basieren, können vor Arbeitsgerichten wegen Verstoßes gegen das allgemeine Persönlichkeitsrecht oder Diskriminierungsverbote für unwirksam erklärt werden. Zudem drohen dem Unternehmen erhebliche Reputationsschäden und ein Vertrauensverlust innerhalb der Belegschaft.
Um eine rechtssichere Praxis zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber proaktiv vorgehen und klare betriebliche Richtlinien für den Einsatz von KI-Anwendungen schaffen. Dazu gehört das Erstellen von transparenten Datenschutzhinweisen, die Anpassung bestehender Betriebsvereinbarungen und die Bereitstellung von Schulungen für Führungskräfte und HR-Verantwortliche. Eine vollständige Dokumentation der eingesetzten Algorithmen und Datenflüsse schützt das Unternehmen effektiv vor aufsichtsbehördlichen Sanktionen und sichert die Akzeptanz neuer Technologien im Betrieb.
Näheres können Sie dem verlinkten Bericht entnehmen:
https://www.dr-datenschutz.de/informationspflichten-des-arbeitgebers-beim-ki-einsatz/
Unsere Empfehlung
Prüfen Sie Ihre bestehenden Datenschutzhinweise für Beschäftigte und ergänzen Sie spezifische Abschnitte zur Nutzung von Systemen der künstlichen Intelligenz. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter transparent über die Funktionsweise und den Zweck der eingesetzten Algorithmen. Binden Sie den Betriebsrat rechtzeitig ein und erstellen Sie klare Richtlinien für die Nutzung intelligenter Werkzeuge im Betrieb.
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