Informationspflicht Microsoft 365
Datenschutzhinweise für die Nutzung von Microsoft 365 für externe Teilnehmer
Sie haben eine Einladung zur Nutzung einer Microsoft Office Anwendung, wie bspw. Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Forms, OneDrive oder Microsoft Bookings (nachfolgend auch „M365“ genannt) durch einen Beschäftigten der Bayerwald Media GmbH nachfolgend „bwm“) als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erhalten.
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie als externen Nutzer über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von M365 und Ihre Rechte gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bezüglich dieser Verarbeitung informieren.
M365 ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne User, Teams, Communities und Netzwerke, welches innerhalb von bwm und mit externen Partnern übergreifend eingesetzt werden kann.
Bei der Nutzung von M365 werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Anwendungen von Microsoft nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung einzusehen.
Microsoft Privacy Statement: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Bayerwald Media GmbH
Vertreten durch: Stefan Wistuba, Wolfgang Brückl, Nico Rank
Kirchplatz 10
93482 Pemfling
Telefon: +49 (0) 99 71 – 996 98 -0
E-Mail: info@bayerwaldmedia.de
Betriebliche Datenschutzbeauftrager:
Bayerwald Media GmbH – Herr Stefan Wistuba
Kirchplatz 10, D-93485 Pemfling
Telefon: +49 (0) 99 71 – 996 98 -0
E-Mail: info@bayerwaldmedia.de
2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
M365 wird innerhalb von bwm und gegenüber externen Nutzern als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform verwendet und ist somit für externe Nutzer über diese Kommunikationsmittel erreichbar. Aus diesem Grund ist die Datenverarbeitung für die Durchführung des Auftragsverhältnisses notwendig und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Jedenfalls besteht aber ein berechtigtes Interesse von bwm zur Verarbeitung der Daten, das in der effektiven und zielgerichteten Durchführung des Auftrags sowie dem effizienten Austausch mit den beteiligten bwm-Beschäftigten liegt. Rechtliche Grundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1, S. 1, lit. f) DSGVO.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch für die Zwecke der Systempflege und des Supports durch unsere Administratoren. Diese Verarbeitung ist notwendig, um unsere legitimen Interessen an der Systemsicherheit und Systempflege zu verfolgen und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
3. Datenkategorien und Zwecke der Verarbeitung
3.1. IP-Adresse, mit der der Zugriff auf die Anwendungen von M365 erfolgt.
3.2. Ihr Benutzername (Zugangsdaten zu den M365 Anwendungen), Daten im Rahmen der sog. Multifaktor-Authentifizierung, die Sie selbst in Ihrem Microsoft Account hinterlegt haben (z. B. optional die (private) Handynummer).
3.3. Identifikationsmerkmale: Informationen zu Ihrer Person, die Sie als Nutzer, Absender, Empfänger von Daten innerhalb der M365 kennzeichnet. Dazu gehören insbesondere nachfolgende Stammdaten: Name, Vorname, dienstliche Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mailadresse, dienstliche Faxnummer, sofern von Ihnen angegeben oder von Ihrer Organisation übermittelt. Weitere freiwillige Daten (wie z. B. ein von ihnen hinterlegtes Profilbild) sind ebenfalls in Ihrem Profil jederzeit einsehbar. Diese Informationen sind in Ihrem Profil, aber insbesondere auch in Outlook für Sie und andere Nutzer von M365 jederzeit sichtbar und können von Ihnen individuell angepasst werden.
3.4. Für die Authentifizierung, den Lizenzgebrauch, die Protokollierung und zur Missbrauchserkennung erforderliche Daten. In den M365 werden sämtliche Nutzeraktivitäten, wie z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs, Angabe zu den Daten/Dateien/Dokumenten auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung, wie das Anlegen, Ändern, Löschen eines Dokuments, Einrichten eines Teams (und von Kanälen in Teams), das Anfertigen von Notizen im Notizbuch, Start eines Chats, Antworten im Chat verarbeitet.
3.5. Nutzungsdaten: Die durch Sie oder von Ihnen erhobenen Nutzungsdaten. Hierunter sind insbesondere Kommunikationsinhalte (Text, Audio, Video), von Ihnen oder zu erstellte Dateien zu verstehen. Dies ist abhängig von der von Ihnen genutzten Anwendung im M365. Soweit eine Aufzeichnung von Audio- oder Videoinhalten erfolgt, werden Sie darauf hingewiesen.
3.6. Datensicherungen und Archivierung: Die von Ihnen oder über Sie erhobenen Daten werden in unserer Datensicherung gespeichert. Dies dient der Wiederherstellbarkeit des Systems und der Daten selbst. Ferner werden Ihre Daten (teilweise) Archiviert, soweit dies eine gesetzliche Verpflichtung vorschreibt.
4. Freiwillige / Verpflichtende Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung mancher personenbezogener Daten wie z.B. Kommentare, Teilen, Likes, etc. ist freiwillig. Sie sind weder verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, noch ist die Bereitstellung erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Anforderungen.
Wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, so hat dies keine Konsequenzen für Sie, außer dass wir dann nicht in der Lage sind, diese Daten für die Zwecke der Datenverarbeitung zu berücksichtigen. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, die aus dem Microsoft-Account übermittelt werden, ist hingegen verpflichtend und erforderlich für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Auftrages bzw. zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (siehe oben unter Ziffer 2.1).
5. Freiwillige Weitergabe und Übertragung von Daten
5.1. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in diesen Datenschutzhinweisen genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist. Dies kann u.a. der Fall sein, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Nutzers oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.
5.2. Die Daten, die bei der Registrierung von Ihnen angegeben werden, werden innerhalb unserer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke einschließlich der gemeinsamen Kunden- und Lieferantenbetreuung im Rahmen des Erforderlichen weitergeben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 f)
5.3. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten für administrative Zwecke innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.
5.4. Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der M365 oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und die Finanzbehörden.
5.5. Eine solche Weitergabe der personenbezogenen Daten dadurch gerechtfertigt, dass
- die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. c) DSGVO i.V.m. nationalen rechtlichen Vorgaben zur Weitergabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden unterliegen, oder
- wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten bei Vorliegen von Anhaltspunkten für missbräuchliches Verhalten oder zur Durchsetzung unserer Rechtsansprüche an die genannten Dritten weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen oder
- wir auf Basis von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeiten.
5.6. Wir sind bei der Nutzung der M365 auf Microsoft angewiesen. Microsoft ist ein sog. Auftragsverarbeiter und unterliegt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der von uns eingesetzten M365 Anwendungen unseren Weisungen als verantwortlichen Stelle im Sinne der DSGVO. Entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung haben wir Microsoft und anderen Auftragsverarbeitern vertragliche Vereinbarungen zur Weitergabe der Daten getroffen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erfolgt auf Servern in der EU.
5.7. Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen können die Informationen gegebenenfalls zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens an eine andere juristische Person weitergegeben werden. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit diesen Datenschutzhinweisen und dem anwendbaren Datenschutzrecht erfolgt.
5.8. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Unternehmensform den wirtschaftlichen und rechtlichen Gegebenheiten entsprechend bei Bedarf anzupassen und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.
6. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Weitergabe in Drittländer, sowohl konzernintern als auch durch die Beauftragung von Auftragsverarbeitern und Dritten, kann bei der Verwendung von M365 nicht ausgeschlossen werden. Wir haben in einem solchen Fall geeignete Garantien zum Schutz Ihrer Daten getroffen.
7. Zweckänderung
Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben. Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.
8. Zeitraum der Datenspeicherung
Die unmittelbar von uns über M365 erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Speicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
9. Betroffenenrechte
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.
9.1. Recht auf Auskunft: Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten.
9.2. Recht auf Berichtigung: Verarbeiten wir Ihre Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.
9.3. Recht auf Löschung: Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten. Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung, werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
9.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn
- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
- die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,
- wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
9.5. Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern
- wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
- diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
- Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
9.6. Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
6.7. Beschwerderecht: Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden. Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
10. Änderungen
Wir halten diese Datenschutzhinweise immer auf dem neuesten Stand. Deshalb und aufgrund der ständigen Erweiterungen und Änderungen der einzelnen Produkte aus den Lizenzpaketen von M365 behalten wir uns vor, sie von Zeit zu Zeit zu ändern und Änderungen bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten nachzupflegen.
Stand: 01.01.2026