Informationspflicht Microsoft Teams
Datenschutzhinweise für die Nutzung von Microsoft Teams für externe Teilnehmer
Die Bayerwald Media GmbH (nachfolgend „bwm“ genannt) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“ genannt) sehr ernst. Wir halten uns an die zum Datenschutz geltenden gesetzlichen Regeln und informieren Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer Daten bei Teilnahme an Online-Konferenzen via Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“ genannt).
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Bayerwald Media GmbH
Vertreten durch: Stefan Wistuba, Wolfgang Brückl, Nico Rank
Kirchplatz 10
93482 Pemfling
Telefon: +49 (0) 99 71 – 996 98 -0
E-Mail: info@bayerwaldmedia.de
Betriebliche Datenschutzbeauftrager:
Bayerwald Media GmbH – Herr Stefan Wistuba
Kirchplatz 10, D-93485 Pemfling
Telefon: +49 (0) 99 71 – 996 98 -0
E-Mail: info@bayerwaldmedia.de
2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Teams wird innerhalb der bwm und gegenüber externen Nutzern als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform verwendet und ist somit für externe Nutzer über diese Kommunikationsmittel erreichbar. Aus diesem Grund ist die Datenverarbeitung für die Durchführung des Auftragsverhältnisses notwendig und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Jedenfalls besteht aber ein berechtigtes Interesse von bwm zur Verarbeitung der Daten, das in der effektiven und zielgerichteten Durchführung des Auftrags sowie dem effizienten Austausch mit den beteiligten bwm-Beschäftigten liegt. Rechtliche Grundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1, S. 1, lit. f) DSGVO.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch für die Zwecke der Systempflege und des Supports durch unsere Administratoren. Diese Verarbeitung ist notwendig, um unsere legitimen Interessen an der Systemsicherheit und Systempflege zu verfolgen und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
3. Datenkategorien und Zwecke der Verarbeitung
Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben von dem Benutzer zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an Teams gemacht werden. Insbesondere werden folgende Daten verarbeitet:
- Kommunikationsdaten: z. B. Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben;
- Logfiles und Protokolldaten;
- Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort;
- Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename, Profilbild (optional) und bevorzugte Sprache;
- Text-, Audio- und Videodaten: es besteht die Möglichkeit, in einer Online-Konferenz die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die vom jeweiligen Benutzer gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese bei Online-Konferenzen anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Online-Konferenz die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Kamera oder Mikrofon können dabei vom Benutzer jederzeit selbst über die Teams-Applikationen ab- bzw. stummgestellt werden;
- Telemetriedaten: dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung; und
- Personalisierung des Hintergrundes und gemeinsame Nutzung von Inhalten: jeder Teilnehmer von Online-Konferenzen hat auf freiwilliger Basis die Möglichkeit, seinen Hintergrund zu personalisieren, indem er Bilder, Grafiken, etc. hochlädt. Diese Funktion besteht nicht dazu, Daten zu sammeln. Ferner dient Teams nicht dazu, während einer Online-Konferenz Inhalte weiterzugeben, die besondere Datenkategorien enthalten (z. B. Gesundheitsdaten, Daten über religiöse Präferenzen, etc.).
4. Teams-Einstellung (Aufzeichnungen, Transkriptionen, Standort)
Durch unsere Teams Einstellungen erfolgen grundsätzlich keine Audio- und Videoaufnahmen von unseren Online-Konferenzen. Ebenfalls sind Transkriptionen, Live-Untertitel und Freigabe des statischen oder des Live-Standortes deaktiviert.
5. Freiwillige Weitergabe und Übertragung von Daten
Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Teams verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Teams ist ein Microsoft Office 365 Dienst. Dabei handelt es sich um eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform. Microsoft Office 365 ist eine Software des Unternehmens
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521 Irland
und ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Die Datenverarbeitung mit Microsoft Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der EU. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
6. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Datenverarbeitung in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union erfolgt grundsätzlich nicht, da wir den Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass im Einzelfall die mit Microsoft verbundenen Unternehmen außerhalb der EU Zugriff (sog. Drittländer) auf die Daten bekommen. Solche Drittlandsübermittlungen sind nur möglich, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter geeignete Garantien zum Schutz der personenbezogenen Daten vorgesehen hat oder eine der Ausnahmen des Art. 49 DSGVO greift. Die Europäische Kommission hat am 10.07.2023 einen Angemessenheitsbeschluss (EU-U.S. Data Privacy Framework – DPF) für Übermittlungen personenbezogener Daten aus der EU an Unternehmen in den USA erlassen. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt Daten von Unternehmen in der EU an unter den Angemessenheitsbeschluss fallende Unternehmen in den USA ohne weitere zusätzliche Garantien erfolgen können. Dieser Angemessenheitsbeschluss findet nur dann Anwendung, wenn sich der entsprechende Empfänger von Daten in den USA im Rahmen einer Selbstzertifizierung dem DPF und den damit einhergehenden Datenschutzverpflichtungen unterworfen hat. In diesen Fällen gilt eine entsprechende Übermittlung von Daten an diesen Empfänger als sicher. Obwohl keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, so haben wir mit Microsoft zusätzlich die sog. Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages abgeschlossen. Diese stellen eine weitere Garantie für Drittlandsübermittlung dar.
7. Microsoft als eigener Verantwortlicher
Bitte beachten Sie, dass Microsoft sich vorbehält, Kundendaten (darunter können auch Ihre Daten fallen) zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Teams Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen (https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement).
Als Sicherheitsmaßnahme haben wir in Microsoft Office 365 die Funktionalität „Customer Lockbox“ implementiert. Die Customer-Lockbox ist eine Funktion, mit der wir z.B. den Zugriff eines Microsoft- Supporttechnikers auf unseren Tenant steuern können. Bevor also ein Microsoft-Supporttechniker auf Inhalte zugreifen kann, um IT-Support oder -Dienste zu erbringen, muss ein Microsoft-Mitarbeiter einen Antrag auf unsere ausdrückliche Genehmigung zum Zugriff auf die Inhalte stellen. Dadurch existiert keinerlei Zugriffsmöglichkeit (bzw. nur nach vorheriger Zustimmung durch uns) von Microsoft auf unsere Daten in Microsoft Office 365.
8. Zeitraum der Datenspeicherung
Die unmittelbar von uns über Teams erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Speicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
9. Betroffenenrechte
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.
9.1. Recht auf Auskunft: Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten.
9.2. Recht auf Berichtigung: Verarbeiten wir Ihre Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.
9.3. Recht auf Löschung: Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten. Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung, werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
9.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn
- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
- die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,
- wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
9.5. Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern
- wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
- diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
- Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
9.6. Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
9.7. Beschwerderecht: Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden. Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
Stand: 01.01.2026