Im digitalen Arbeitsalltag sind effektive Kommunikationsmittel für die Arbeit des Betriebsrats unerlässlich, und personalisierte E‑Mail‑Adressen gewinnen dabei zunehmend an Bedeutung. Eine aktuelle Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen bestätigt, dass Betriebsratsmitglieder unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf individuelle E‑Mail‑Adressen haben, wenn diese für die Erfüllung ihrer betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben erforderlich sind. Das Gericht stellt klar, dass der Arbeitgeber die Ausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik nach § 40 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) nicht nur dem Betriebsrat als Gremium, sondern auch einzelnen Mitgliedern bereitstellen muss, sofern die Nutzung zur sachgerechten Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendig ist.
Dabei kann eine personalisierte E‑Mail‑Adresse, die auch externe Kommunikation ermöglicht, erforderlich sein, um die betriebsratsbezogenen Tätigkeiten ordnungsgemäß auszuführen. Gleichzeitig bleibt der Arbeitgeber datenschutzrechtlich Verantwortlicher nach DSGVO und muss sicherstellen, dass technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskonzepte und die Erfüllung von Betroffenenrechten umgesetzt werden.
Dabei gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Die Einrichtung individueller Postfächer darf nicht pauschal erfolgen, sondern sollte nur nach sorgfältiger Einzelfallprüfung erfolgen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Bereitstellung von IT- und Kommunikationsmitteln für den Betriebsrat kein rein freiwilliger Service mehr ist, sondern unter Umständen ein rechtlicher Anspruch besteht. Gleichzeitig erfordert diese Ausstattung eine datenschutzkonforme Umsetzung, um Mitbestimmung und Datenschutz zu vereinen. Für Betriebsratsmitglieder steigen die Anforderungen an technische Ausstattung und die Sicherung der Vertraulichkeit, da ihre Arbeit zunehmend digital erfolgt.
Näheres können Sie den verlinkten Bericht entnehmen:
https://www.datenschutz-notizen.de/personalisierte-e-mail-adressen-fuer-den-betriebsrat-5956293/
Unsere Empfehlung
Prüfen Sie zeitnah, ob Ihre Betriebsratsmitglieder Anspruch auf personalisierte E‑Mail‑Adressen haben, insbesondere wenn externe Kommunikation notwendig ist. Definieren Sie klare Kriterien für die Erforderlichkeit und stellen Sie sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden – inklusive Rollen- und Zugriffskonzepte, Verschlüsselung, Protokollierung und Prozesse zur Wahrung der Betroffenenrechte.
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